Standard Konvoluttmarger

April 26  by Eliza

Word ikke tillater deg å enkelt endre standardposisjoner hvor returadresse og hovedadresse er trykt på en konvolutt. Det er flere måter rundt dette problemet, som hver eksemplifiserer den fleksible natur Word for å utføre en oppgave.

Det virker som konvoluttinnstillingene er lagret som en del av dokumentet, og derfor kan lagres i en mal. Hvis du bare skrive ut én konvoluttstørrelse, er den enkleste måten å endre standard utskriftsposisjon for konvolutter til følgende:

  1. Laste Normal.dot-malen. (Dette er standardmalen som brukes av Word når du oppretter et tomt dokument.)
  2. Vise Konvolutter og etiketter dialogboksen. Du gjøre dette i Word 97 og Word 2000 ved å velge Tools | Konvolutter og etiketter. Du gjøre dette i Word 2002 og Word 2003 ved å velge Tools | Brev og masseutsendelser | Konvolutter og etiketter.
  3. Klikk på fanen Konvolutter. (Se figur 1)

    Standard Konvoluttmarger

    Figur 1. Konvolutter kategorien i Konvolutter og etiketter dialogboksen.

  4. Klikk på Valg-knappen. Word viser Konvolutt dialogboksen Alternativer.
  5. Kontroller at fanen Konvolutt alternativer er valgt. (Se figur 2)

    Standard Konvoluttmarger

    Figur 2. Konvolutt dialogboksen Alternativer.

  6. I de aktuelle feltene, endre plasseringen av adresser, som ønsket.
  7. Klikk på OK for å lukke konvolutten dialogboksen Alternativer.
  8. Klikk på Legg til Dokument. Dette setter inn en konvolutt i malen (som du har åpen, husker du?).
  9. Velg Merk alt på Rediger-menyen. Dette velger all konvolutten informasjon som nettopp ble lagt inn i dokumentet i Word.
  10. Trykker du på Del-tasten. Konvolutten er fjernet fra dokumentet.
  11. Lagre malen ved å klikke på Lagre verktøy eller ved å velge Lagre fra Fil-menyen.
  12. Lukke malen.

Nå, neste gang du bruker et dokument basert på Normal-stilen, vil konvoluttinnstillingene gjenspeile de du opprettet i disse trinnene.

Du kan også bruke en løsning som bruker en makro til å lage dine konvolutter. For eksempel kan du starte med en ny, tomt dokument, og skape en konvolutt som er akkurat slik du vil den skal være. Legg denne konvolutten til tomt dokument, og deretter lagre den som en mal ved hjelp av et beskrivende navn (for eksempel Envelope.dot). Deretter oppretter du følgende makro og tilordne den til en verktøylinje knapp:

Sub DoEnv ()
Documents.Add Mal: ​​= "konvolutt", NewTemplate: = False
Selection.EndKey Enhet: = wdStory
Selection.MoveLeft Enhet: = wdCharacter, Count: = 2
Selection.PasteSpecial datatype: = wdPasteText
Application.PrintOut Range: = wdPrintCurrentPage
ActiveWindow.Close (usann)
End Sub

Slik skriver du ut en konvolutt, merk adresse i et brev klikk deretter på verktøylinjen knappen som denne makroen er tilknyttet. Makroen vil kopiere adressen til utklippstavlen, lime det på riktig sted i et nytt dokument basert på konvolutt mal, skrive ut konvolutten, og deretter lukke konvolutten dokumentet uten å lagre den.

En annen tilnærming er å bruke en makro til å sette standarden (som betyr, de du vil bruke oftest) konvoluttinnstillingene for deg. Følgende makro vil gjøre nettopp det:

Sub ToolsEnvelopesAndLabels ()
Dim EnvThere As Integer
Dim mottaker As String
EnvThere = False
mottaker = Selection.Text
On Error Resume Next
Hvis ERFEIL (ActiveDocument.Envelope.Address) Deretter
ActiveDocument.Envelope.Insert
EnvThere = True
End If
Med ActiveDocument.Envelope
.DefaultFaceUp = True
.DefaultOrientation = WdCenterClockwise
.DefaultHeight = CentimetersToPoints (11)
.DefaultWidth = CentimetersToPoints (22)
.AddressFromLeft = CentimetersToPoints (5)
.AddressFromTop = CentimetersToPoints (5)
.ReturnAddressFromLeft = CentimetersToPoints (2)
.ReturnAddressFromTop = CentimetersToPoints (2)
Avslutt med
Hvis EnvThere Deretter
ActiveDocument.Sections (1) .Range.Delete
Else
ActiveDocument.Envelope.UpdateDocument
End If
Med Application.Dialogs (wdDialogToolsCreateEnvelope)
.ExtractAddress = True
Hvis .AddrText = "" Then
.AddrText = Mottaker
End If
.Show
Avslutt med
End Sub

For å bruke denne makroen, først velge adressen du ønsker brukt på konvolutten. Makroen griper gjeldende valg og bruker den som konvolutten adresse hvis ingen annen adresse er allerede definert. Neste den ERFEIL-funksjonen avgjør om en konvolutt allerede eksisterer; hvis man ikke gjør det, er en ny innsatt og EnvThere er satt til å fortelle oss om å slette det når vi har endret standardegenskaper. Når en konvolutt finnes i dokumentet vi da endre standardegenskapene konvolutten. Dette gjøres i Med ActiveDocument.Envelope delen. Du kan tilpasse disse egenskapene som trengs, eller rett og slett utelate dem. (Dette eksempelet bruker CentimetersToPoints fungere å sette verdiene, du kan bruke andre funksjoner som InchesToPoints, hvis ønskelig.) Makroen ender opp ved å vise konvolutt og etiketter dialogboksen slik at du kan gjøre noen endringer i siste øyeblikk før utskrift eller lage din konvolutt.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (1824) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Standard Konvoluttmarger.