Stille et dokument Naming Convention

November 26  by Eliza

Michelle er en solo advokat prøver å utvikle en papirløse kontoret. En viktig faktor er et dokument navnekonvensjon for å hjelpe henne med å organisere og finne dokumenter. Michelle ønsker å lagre alle dokumenter som starter med datoen YYYY_MM_DD som hun ville legge relevant informasjon klient. Hun lurer på om det er en måte å lage en standard for Word slik at når hun sparer et nytt dokument, starter det automatisk med gjeldende dato.

Det finnes noen metoder du kan bruke for å håndtere dette problemet. Mesteparten av løsningene innebære anvendelse av en makro på en eller annen måte. Kanskje den enkleste makrobasert tilnærming er å gjøre noen endringer på FileSaveAs kommandoen. Dette er kommandoen som Word utfører når du klikker på Save As (trykke F12 er den enkleste måten å gjøre dette), eller når du klikker på Lagre-knappen på verktøylinjen med et helt nytt dokument.

Public Sub FileSaveAs ()
Dim dlgSave Som Dialog

Satt dlgSave = Dialoger (wdDialogFileSaveAs)

Med dlgSave
.name = Format (dato, "yyyy_mm_dd")
.Show
Avslutt med
End Sub

Denne makroen er ganske enkel i konseptet: Det setter bare dagens dato (i ønsket format) inn i dialogboksen Lagre og deretter viser dialogboksen. På denne måten kan personen deretter legge til hva "relevant informasjon klient" er ønsket etter denne datoen.

En annen tilnærming til å sette gjeldende dato inn i dialogboksen Lagre som er til å stole på det faktum at Word, som standard, bruker innholdet i Tittel-feltet i dokumentet egenskapene som standard filnavn. Du kan bruke felt for å oppdatere innholdet i feltet Tittel. Dette betyr at du kan følge disse generelle trinnene:

  1. Lage en helt ny mal for dine dokumenter. (Du kan bruke malen Normal, om ønskelig.)
  2. Sett følgende felt inne dokumentet: {info tittelen "{DATE \ @" yyyy_MM_dd "}"}
  3. Bokmerk hele nestet felt og bruke et bokmerke navn som "infotitle".
  4. Lag en makro for eksempel følgende:

    Public Sub AutoNew ()
    Application.ScreenUpdating = False
    ActiveDocument.Bookmarks ("infotitle"). Range.Fields.Update
    ActiveDocument.Bookmarks ("infotitle"). Range.Delete
    Application.ScreenUpdating = True
    End Sub
  5. Lagre malen.

Husk at i utføre trinn 2, måten du setter feltbukseseler er å trykke Ctrl + F9. Feltet (som er oppdatert i AutoNew makro) henter dagens dato, i formatet som er angitt, og plasserer det inn i tittelfeltet av dokumentegenskaper. Makro, etter oppdatering av feltet (og dermed sette Tittel-feltet), sletter deretter feltet fra selve dokumentet.

Resultatet er at når noen går for å lagre dokumentet for første gang, griper Word innholdet i Tittel-feltet, og bruker den som det foreslått filnavn for dokumentet. Brukeren kan deretter legge til hva "relevant informasjon klient" er ønsket etter datoen.

Hvis du vil heller ikke rotet med makroer i det hele tatt, og du er åpen for andre måter å spare dokumentet-foruten starter med en date-du kanskje ønsker å besøke Graham Ordførerens side og ta en titt på et gratis tilleggsprogram som lar deg å spare nummererte versjoner av dokumentet:

http://www.gmayor.com/SaveVersionsAdd-In.htm

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (11619) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Sette et dokument Naming Convention .