Svare spørsmål for

November 15  by Eliza

Kim opprettet et skjema i Excel som baserer seg på datavalidering å presentere svarene ved hjelp av rullegardinlistene. Det finnes en rekke spørsmål i skjemaet. Han lurer på om det er en måte å tvinge de spørsmålene som skal besvares i orden. Han ønsker, for eksempel, for brukeren å svare på spørsmålet en før du går på spørsmål 2, etc.

Å oppnå denne typen oppgave kan skrike ut for å bruke en makro eller opprette en bruker form, men du trenger ikke å gå denne ruten. (Bruke makroer og bruker former er veldig kraftig, men de er også mer kompleks enn noen mennesker kan være lurt.) Du kan få en grad av "orden" ved å justere spesifikasjonene du bruker i din datavalidering nedtrekkslisten.

Som et eksempel, vil du ønsker å sette opp et par navngitte områder i arbeidsboken. Plukk en celle og gi den navnet "Default". I den cellen sette en standardmelding, for eksempel teksten "Svar på spørsmål i orden." I en annen navngitt område (kanskje kalt "Q1Answers") du vil inkludere en liste over akseptable svar på det første spørsmålet. Til slutt bør du sette et navn til den cellen som skal inneholde brukerens svaret på spørsmålet, for eksempel "Q1Response." Du kan opprette lignende navngitte områder for de andre akseptable svar og svar på de andre spørsmålene (Q2Answers, Q3Answers, Q2Response, etc.).

Deretter, i valideringskontrollen for hver av dine spørsmål kan du bruke en formel for å spesifisere hva Excel bør bruke som mulige svar. I dette scenariet innstillingene validerings for spørsmål 1 er enkelt; bare sette Tillat innstilling til List og spesifisere (i kildeboks) som du ønsker å bruke Q1Answers spenner brukt. For påfølgende spørsmål, derimot, bør du bruke en formel i Kilde boksen. For eksempel, for spørsmål 2 bør du bruke følgende formel i Source-boksen:

= HVIS (OR (Q1Response = "", Q1Response = Standard), Standard Q2Answers)

For hvert påfølgende spørsmålet ville du endre Q1 betegnelse til det som passer for forrige spørsmål og endre Q2 betegnelse til det som passer for det aktuelle spørsmålet. Formelen fungerer fordi det spesifiserer at hvis svaret på spørsmål 1 er tom, eller det er lik standardverdien ("Svar på spørsmål i orden"), deretter Standard svaret vises som valg for spørsmålet 2. Hvis ingen av disse forholdene eksistere, da svarene for spørsmål 2 vises og velges. Hvis folk prøver å svare på spørsmål når det har ikke blitt besvart tidligere spørsmålet, vil den eneste drop-down alternativet synlig være standardverdien ("Svar på spørsmål i orden").

Du kan ta denne tilnærmingen ett skritt videre, hvis du vil, ved å legge til betinget formatering til mix. Hvis du bruker samme type tester (for å se om det forrige spørsmålet ble besvart), kan du endre formateringen av cellene som inneholder dine spørsmål. For eksempel, hvis ikke har blitt besvart forrige spørsmål, så bare formatere senere spørsmål, slik at de fremstår som hvit type. Som gjør dem til å forsvinne inn i den hvite bakgrunn av cellen. Så, som hvert spørsmål er besvart, vil det neste spørsmålet ser ut til å dukke opp, i rekkefølge.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (8384) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Svare spørsmål for.