Ti tips for stille et effektivt møte

July 11  by Eliza

I dagens forretningsverden, er det ikke bare hva du gjør, men hvordan du gjør det som er viktig. Så, å være i stand til å kjøre et møte er like viktig som hva du dekke i det. Her er noen tips for å forberede og legge til rette for et møte som får ting gjort.

Bestemme den beste måten å holde møtet

De fleste mennesker liker ikke å gå på møter; de forstyrre arbeidsstrøm og er generelt upraktisk. Når du planlegger et møte, spør deg selv om en ansikt-til-ansikt samling av mennesker er virkelig nødvendig. Kan du oppnå dine mål på en telefonkonferanse?

Et møte som har bindemidler eller andre utdelinger eller er planlagt å vare mer enn en time bør gjøres ansikt til ansikt. Møte å delegere kjente oppgaver mellom jevnaldrende eller å diskutere followup tiltak som kreves i et pågående prosjekt kan og bør gjøres elektronisk. Alle vil takke deg for å respektere sin tid om de sier det eller ikke.

Bruke dobbelt så lang planlegging møtet som du forventer at det skal vare

Vær forberedt. Den gamle Boy Scout motto vil aldri slutte å være relevant! En god tommelfingerregel er å la det dobbelte av forventet møte varighet for forberedelsestid. Du trenger kanskje ikke alt, men hvis du har blokkert ut tid i timeplanen din, vil du være i stand til å håndtere detaljene i møteplanlegging uten å stresse ut eller ta den med hjem.

Å være dårlig forberedt på en enkel møte er ikke bare pinlig, men også vil ikke få deg vurdert for en mer ansvarsfull stilling i firmaet.

Hold deg til en agenda med en tidslinje

Lag en agenda som viser alle relevante spørsmål som vil bli dekket og hvor mye tid som tillates for hver. Ha en klokke eller klokke i siktelinjen og flytte møtet videre når tiden for hvert emne er fortært.

Noen mennesker elsker å høre seg selv snakke; andre er lidenskapelig om et emne nær og kjær for sine hjerter. Synd. Klipp dem av og bære på. Husk at du alltid kan komme tilbake til et emne etter at alt annet er dekket.

Ikke overforbruk teknologi

Permer fulle støtte fargegrafikk og data eller et godt designet PowerPoint presentasjon kan blende et publikum, og de har hver sin plass i virksomheten. Men bringe tech til et møte koster tid og penger, og sjefer vil ikke sette pris på enten å være bortkastet. Før du arrangere dyre utskrift eller lagt ned mye arbeid i andre audio / visuelle hjelpemidler, være sikker på at det vil tilføre verdi til møtet.

Plan pauser

For møter lengre enn 2 timer, bør din agenda ha bio-pauser bygget i. Gjør dem realistisk. Er toalettet ved siden av konferanserommet eller på tvers av bygningen? Faktor i nok tid for deltakerne å være i stand til å være komfortabel. Vurdere om deltakerne vil trenge litt tid til å sjekke e-post eller ringe tilbake i pausen tid.

Har flaske vann enten på bordet eller på en skjenk. Hvis møtet er planlagt for mer enn to timer, har snacks som peanøtter av cookies tilgjengelig.

Ordne møterommet til din fordel

Som tilrettelegger eller leder møtet, bør alle øyne være på deg. Ordne sitteplasser, slik at alle deltakerne er vendt mot deg og hva tavler eller skjermer du vil bruke. Hvis du skal skrive på en tavle eller ved hjelp av en projektor, kan et podium gjøre det lettere for deg å flytte om på forsiden av gruppen mens du holder notatene organisert og hendig.

Invitere bare de nødvendige folk

Ikke invitere flere mennesker enn du trenger for å oppnå hensikten, men ikke glem viktige spillere heller. Se på formålet for møtet og skrive ut som beslutningstakerne er og få dem dit. Hold listen kort. Sjekk listen over potensielle deltakere med sjefen din eller mentor hvis du er i tvil om dine valg.

Forberede åpning og lukking bemerkninger

Åpner møtet med et par kommentarer som innrammer hensikten med møtet. Ta kontakt med så mange deltakere som mulig øye mens du snakker, og holde det vennlig. Hvis du er flink med humor, bruk den. Lukke møtet med en oppsummering av hendelser og takke deltakerne for sin tid og innsats.

Sørg for at alle deltakerne blir hørt

Hvert møte har både utgående folk som er villige til å bidra, uten å bli prodded og introverte typer som ikke kiming i med mindre bedt om å gjøre det, eller før de har fått sjansen til å absorbere og undersøke opplysningene.

Din jobb som møte tilrettelegger er å sikre at ingen enkelt person dominerer samtalen og at de stille medlemmene blir bedt om å bidra. Bare å si: "Jeg vil gjerne høre fra Sam (rolig person) om emnet på hånden," kan oppnå begge formål.

Ta minutter og distribuere dem til deltakere

Møtet har en hensikt, og hva som er gjort for å nå dette målet må være registrert. Holde notater av beslutninger og som kommer til å gjøre hva. Liste bekymringer og komplimenter som tilbys av gruppen. Oppsummering av resultatene fra møtet før adjourning.

Etter møtet, skrive opp en rapport av notatene og sirkulere det til deltakerne så snart som mulig. Sørg for å gi kreditt der kreditt skyldes og beholde en kopi av protokollen sammen med en kopi av dagsorden i filene dine.