Trekke Tilgang Informasjon til Excel

June 8  by Eliza

Moss bygget en Access-database med kundene sine, og han bruker Excel for fakturering. Han lurer på om det er en måte å fylle ut kundeinformasjon felt i Excel faktura automatisk fra Access database.

Det er noen måter du kan nærme seg denne oppgaven, og hver metode har plusses og minuser. En relativt enkel tilnærming er (selvsagt) å gi slipp Excel helt og rett og slett gjøre alt i Access. Enkle fakturaer kan lages ved hjelp av skjemaer, og deretter din data ikke trenger å reise mellom programmer.

Hvis du foretrekker å gjøre det faktura i Excel, så kan du lage en link i Excel til en spørring i Access. Du oppretter en ny spørring ved å velge data | Importer eksterne data | Ny databasespørring. Dette starter en veiviser som stiller deg spørsmål om hva du ønsker å importere. Ved å velge databasen, tabellen, og kolonnen av data du trenger via alternativene i veiviseren, trekker Excel alle Tilgangs poster i regnearket, og vil automatisk oppdatere (re utfylle) informasjonen hver gang arbeidsboken åpnes. Du kan deretter, innen Excel, få tilgang til importert informasjon ved hjelp av formler som bruker ulike oppslagsfunksjoner.

En annen tilnærming er å utvikle ditt eget sett med VBA-makroer for å ta tak i informasjon fra Access-databasen. Dette er ikke en triviell oppgave, som det innebærer å vite hvordan du får tilgang, via VBA, objekter i både Excel og Access. Du trenger også å vite hvordan du skal sette sammen SQL-setninger for å trekke ut bare de dataene du ønsker fra databasen. Opp av slogging gjennom å skape makroene er at de gir størst fleksibilitet mulig i å gripe data og manipulere det.

Opprette nøyaktig makroer du trenger er utenfor rammen av denne enkle tips. Du kan finne mer informasjon ved å få noen gode VBA programmering bøker (pass på at du får en spesielt for tilgang som en av bøkene). De nettsteder tilgjengelig på Access MVP nettstedet kan også være nyttig:

http://www.mvps.org/links.html#Access

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (11842) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Trekke Tilgang Informasjon til Excel.