Trekke topp- og bunntekst fra andre filer

February 10  by Eliza

Steve spurte om det var en måte i Word til å sette opp felles topp- eller bunntekster i en eller flere separate filer og deretter inkludere dem i en DOT-dokument mal.

Den tradisjonelle måte å håndtere en slik situasjon er ved bruk av INCLUDE feltet. Dette feltet henter informasjon fra en fil, og inkluderer det i stedet for selve feltet. For å bruke dette feltet, følger du disse trinnene:

  1. Lag teksten for topp- eller bunnteksten du vil, men legg den i et dokument, som dokumentteksten. Det bør være noe annet sted i dokumentet annet enn teksten for topp- eller bunnteksten.
  2. Lagre dokumentet. I dette tilfellet vil vi anta at du kalte dokumentet MyHeader.doc.
  3. I malen filen, vise topp- eller bunnteksten området og sørg for innsettingspunktet er plassert i topp- eller bunnteksten.
  4. Trykk Ctrl + F9. Word setter inn et sett med feltbukseseler, og innsettingspunktet er mellom dem.
  5. Skriv inn INCLUDEfeltkode og dokumentnavn i feltbukseseler, tilsvarende det som er vist her:

    {INCLUDE "C: \\ Mine dokumenter \\ MyHeader.doc"}
  6. Trykk Shift + F9 for å oppdatere feltet. Word erstatter feltkoden med innholdet i MyHeader.doc.
  7. Lagre malen.

Husk at Word opprettfeltkoden i malen filen, slik at når du oppretter et dokument basert på malen, innholdet i MyHeader.doc er hentet og tatt med i overskriften på det nye dokumentet. Likeledes har det nye dokumentet det INCLUDE feltet (akkurat som malen gjør), og når du oppdaterer feltet i det nye dokumentet, Word pliktoppfyllende henter MyHeader.doc å erstatte feltet.

Hvis du ønsker å helt bli kvitt den INCLUDE feltet i dokument som er opprettet fra malen (som ville gjøre den medfølgende tekst et øyeblikksbilde av hva MyHeader.doc inneholdt på det tidspunktet), vil du trenger for å få bare litt mer kreativ . Du kan inkludere en AutoNew makro i malen som ville velge INCLUDE feltet, oppdatere den, og deretter frakoble den. Følgende ville gjøre susen:

Sub AutoNew ()
Hvis ActiveWindow.View.SplitSpecial <> wdPaneNone Deretter
ActiveWindow.Panes (2) Nært
End If
Hvis ActiveWindow.ActivePane.View.Type = wdNormalView Eller _
ActiveWindow.ActivePane.View.Type = wdOutlineView Deretter
ActiveWindow.ActivePane.View.Type = wdPrintView
End If
ActiveWindow.ActivePane.View.SeekView = wdSeekCurrentPageHeader
Selection.MoveRight Enhet: = wdCharacter, Count: = 1, Extend: = wdExtend
Selection.Fields.Update
Selection.Fields.Unlink
ActiveWindow.ActivePane.View.SeekView = wdSeekMainDocument
End Sub

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (1698) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Trekke topp- og bunntekst fra andre filer.