Trygg ny låsing Skjemaer

October 6  by Eliza

Mange bruker Word til å lage skjemaer som deretter brukes av andre til å legge inn informasjon. Jeg snakker ikke om din gjennomsnittlige, kjøre-of-the-mill skjemaer som skrives ut og reproduseres på en kopimaskin. Jeg snakker om å bruke skjemaer med Word spesielle skjemafelt for å lage maler som er brukt som grunnlag for datainnsamling dokumenter som er individuelt lagret med dataene på plass.

Ved design, er disse formene beskyttet. Dette kan være både gode og dårlige. Det er bra fordi det stopper en bruker fra å endre informasjon de ikke burde. Det er dårlig fordi det stopper deg fra å endre all informasjon du måtte ønske det. Hva som skjer er at når en bruker oppretter et dokument basert på en skjemaer mal, er informasjonen de satt i skjemafeltene lagret i et nytt dokument. Hvis du laster inn lagret dokument, låse opp skjemaet for å legge til et nytt felt eller gjøre noen andre endringer, og deretter låse igjen skjema før du lagrer den, er informasjonen brukeren lagt til skjemaet automatisk eliminert av Word og alle skjemafeltene satt tilbake til standardverdiene.

Tro det eller ei, dette er en funksjon i Word. Noen vil spørsmålet at karakterisering, men det er hvordan skjemaer funksjonen er designet av makthaverne som-være. Den eneste måte å overvinne dette problemet er gjennom bruk av en makro. Det naturlige sted å lagre makroen er i malen som skjemaene er basert på. Du vil sannsynligvis ønske makroen til å være tilgjengelig via en hurtigtast eller på verktøylinjen for hurtigtilgang. (Tilordne hurtigtaster til makroer og legge dem til Quick Access Toolbar er dekket i andre saker av WordTips.)

Husk at problemet manifesterer seg bare når ny låsing en form; låse dem forårsaker ingen tap av data. Dermed trenger du bare å bruke en spesiell makro til å låse igjen skjema og du kan bruke den vanlige låse opp verktøyet i Word å oppheve skjemaet før endringene. Følgende makro vil sikkert relock de ulåste former:

Sub SafeFormLock ()
Hvis ActiveDocument.ProtectionType = wdNoProtection Deretter
ActiveDocument.Protect _
Passord = "" _
Type: = wdAllowOnlyFormFields, _
NoReset: = sant
End If
End Sub

Bakgrunnen for If ... Then sjekke er at VBA vil generere en feil hvis du bruker beskyttelse metode på det aktive dokumentet, og det var allerede beskyttet. Legg merke til, så vel, at denne makroen ikke angi beskyttelses passord. Hvis du ønsker å bruke et passord, må du levere den i makro.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (10416) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Trygg ny låsing Forms.