Uønskede Helge Datoer i figur

August 30  by Eliza

Scott har et sett med data etter dato som brukes for en graf. Dataene er lagt etter dato som bare reflekterer hverdager. (Dataene inneholder ingen oppføringer for helgene.) Når Scott grafer dataene ved hjelp av datoene som den horisontale aksen, setter Excel helgen datoer med ingen datapunkter. Disse datoene er ikke i de opprinnelige dataene, og han kan ikke synes å bli kvitt dem, slik at bare de dataene i tabellen er vist i figuren.

Tro det eller ikke, er dette problemet ved design. Når du konvertere data i et diagram, forsøker Excel for å få følelse av data det er kartlegging. Hvis den bestemmer at dataene i en bestemt kolonne eller rad representerer datoer, ser det på den tidligste datoen i området og den siste datoen i området og deretter bruker det som området for aksen. Det betyr at den inneholder datapunkter i området som kanskje egentlig ikke eksisterer i den opprinnelige dataene, for eksempel i helgene som Scott nevner.

Løsningen på dette er å overvinne den automatiske parsing gjort av Excel som det konverterer dataene i regnearket inn i et diagram. Det er noen måter du kan gjøre dette. Først av alt, kan du konvertere dine opprinnelige datoer til tekstverdier. (Excel ikke gjenkjenner tekstverdier som datoer, og derfor ikke gjøre hele tidligste-til-siste rekke ting.) Du kan gjøre dette ved å faktisk konvertere datoen kolonnen eller raden til tekst eller ved å legge til en hjelper kolonne eller rad som inneholder datoene som tekst representasjoner. Hvis du bestemmer deg for å gå hjelperen rute, kan du bruke en formel for eksempel følgende:

= TEKST (A1, "m / d / åå")

Du kan selvfølgelig endre formater mønster for datoen til noe du vil, som beskrevet i andre ExcelTips. Du vil da bruke hjelperen kolonne eller rad som dine aksedata i diagrammet. Excel gjenkjenner den som tekst og omfatter bare de datapunkter i regneark-no mer phantom helgene!

Interessant nok, kan du også lure Excel i sin analyse ved ganske enkelt å konvertere en enkelt celle i datoen kolonne i en tekstverdi. Det virker som om hele raden eller kolonnen ikke inneholder datoer, gjelder Excel ikke lenger date-range parsing når du setter sammen diagrammet.

Hvis du ikke ønsker å endre de opprinnelige dataene, kan du bare fortelle Excel å ignorere datoen parsing. Følg disse trinnene hvis du bruker Excel 2007 eller Excel 2010:

  1. Lag din diagrammet som du normalt ville. Du bør være oppmerksom på at tabellen inneholder de uønskede fantom datoer (helger).
  2. Høyreklikk på aksen som inneholder datoene. Excel viser en kontekstmeny.
  3. Velg Format Axis fra hurtigmenyen. Excel viser Format Axis dialogboksen.
  4. På venstre side av dialogboksen velger aksevalg. (Se figur 1)

    Uønskede Helge Datoer i figur

    Figur 1. aksevalg av Format Axis dialogboksen.

  5. I Axis Type delen av alternativene, velger du Tekst Axis.
  6. Klikk OK for å lukke dialogboksen.

Hvis du bruker Excel 2013 da trinnene er litt annerledes:

  1. Lag din diagrammet som du normalt ville. Du bør være oppmerksom på at tabellen inneholder de uønskede fantom datoer (helger).
  2. Høyreklikk på aksen som inneholder datoene. Excel viser en kontekstmeny.
  3. Velg Format Axis fra hurtigmenyen. Excel viser Format Axis oppgaveruten til høyre for arbeidet ditt område.
  4. De Axis alternativer innstillinger skal automatisk bli vist, men hvis ikke klikk aksevalg og deretter ikonet aksevalg. (Se figur 2)

    Uønskede Helge Datoer i figur

    Figur 2. aksevalg på Format Axis oppgaveruten.

  5. I Axis Type delen av alternativene, velger du Tekst Axis.
  6. Lukke oppgaveruten, som ønsket.

På dette punktet, bør Excel tegne diagrammet og behandle dine datoer som tekstverdier, selv om de egentlig er datoer. Det betyr at du ikke vil få noen fantom datoer i datointervallet vises i diagrammet. I tillegg bør datoene på aksen vises nøyaktig slik de vises i regnearkdataene. Dermed, hvis du ønsker å endre måten datoene vises i diagrammet, må du formatere kildedataene for ønsket utseende.

Du bør være oppmerksom på at din evne til å endre Axis type avhenger av hvilken type diagram du oppretter. Dersom kartet ikke har en akse (for eksempel et kakediagram) eller diagrammet er først og fremst for å plotte tall (for eksempel med en XY diagram), så du ikke kan være i stand til å fortelle Excel til å behandle den aksen som tekst. Hvorfor? Fordi det gir ingen mening når det gjelder disse typer diagrammer.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (13271) gjelder for Microsoft Excel 2007, 2010, og 2013.