Varsler om nærmer forfallsdatoer

April 7  by Eliza

Jonathan utviklet et regneark som sporer forfallsdatoer for ulike avdelings dokumenter. Han lurte på om det var en måte for Excel å liksom varsle ham hvis forfallsdato for et bestemt dokument nærmet seg.

Det er flere måter at dette kan gjøres i Excel, og du bør velge den metoden som er best for ditt formål. Den første metoden er å bare legge til en kolonne til regnearket som skal brukes for varselet. Forutsatt din forfallsdato er i kolonne F, kan du plassere følgende type formel i kolonne G:

= HVIS (F3 <(IDAG () + 7), "

Formel sjekker om datoen i celle F3 er tidligere enn en uke fra i dag. Hvis ja, så vil formelen viser "<

En annen tilnærming er å bruke betinget formatering evner av Excel. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Merk cellene som inneholder dokumentet forfallsdatoer.
  2. Velg Betinget formatering på Format-menyen. Excel viser dialogboksen Betinget formatering.
  3. Sørg for at den første rullegardinlisten er "Cell verdien er." (Dette bør være standard.) (Se figur 1.)

    Varsler om nærmer forfallsdatoer

    Figur 1. dialogboksen Betinget formatering.

  4. Sørg for at den andre rullegardinlisten er "Less Than."
  5. I formelen området, skriv "= IDAG ()" (uten anførselstegn).
  6. Klikk på knappen Format. Excel viser dialogboksen Formater celler. (Se figur 2)

    Varsler om nærmer forfallsdatoer

    Figur 2. Formater celler dialogboksen.

  7. Bruke Color nedtrekkslisten, velge fargen rød.
  8. Klikk OK for å lukke dialogboksen Formater celler.
  9. Klikk Legg til. Betinget dialogboksen Formater utvides til å omfatte en annen tilstand.
  10. Sørg for at den første rullegardinlisten for den andre betingelsen er "Cell verdien er." (Dette bør være standard.)
  11. Sørg for at den andre rullegardinlisten er "Less Than."
  12. I formelen området, skriv "= IDAG () + 7" (uten anførselstegn).
  13. Klikk på knappen Format. Excel viser dialogboksen Formater celler.
  14. Bruke Color nedtrekkslisten, velge fargen blå.
  15. Klikk OK for å lukke dialogboksen Formater celler. (Se figur 3)

    Varsler om nærmer forfallsdatoer

    Figur 3. Den ferdige dialogboksen Betinget formatering.

  16. Klikk OK for å lukke dialogboksen Betinget formatering.

Dette er et to-lags format, og du ender opp med to nivåer av varsling. Hvis forfallsdatoen er allerede forbi, da det viser seg som røde. Hvis forfallsdato er i dag eller i løpet av de neste sju dagene, da det viser seg i blått.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (3179) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Varsler om nærmer forfallsdatoer.