Ved hjelp av Dokumentegenskaper for å sikre konsekvent Referanser

April 6  by Eliza

Det er mange ganger når du setter sammen et dokument som du må sørge for at visse referanser er konsekvent. For eksempel må du kanskje å referere til en bestemt person eller et firmanavn, og det er viktig at referansene være presis og nøyaktig i hele dokumentet.

Det er flere måter du kan håndtere denne situasjonen ved hjelp av Word. En ganske unik måte er gjennom bruk av dokumentegenskaper. Du har sannsynligvis allerede vet at Word opprettholder en rekke eiendommer for dokumentene dine. Disse egenskapene inkluderer ting som for eksempel størrelsen på dokumentet, siste gang den ble oppdatert, og lignende. Du kan også definere egendefinerte egenskaper som fungerer som variabler for dokumentet. Å definere et tilpasset eiendom, gjør du følgende:

  1. Velg Egenskaper fra Fil-menyen. Word viser dialogboksen Egenskaper.
  2. Klikk på fanen Tilpasset. (Se figur 1)

    Ved hjelp av Dokumentegenskaper for å sikre konsekvent Referanser

    Figur 1. Custom-fanen i dialogboksen Egenskaper.

  3. I feltet Navn angir du navnet du ønsker forbundet med denne egenskapen. Dette er navnet vil du senere bruker til å referere eiendommen i dokumentet.
  4. I feltet Type, plukke den type bolig du oppretter.
  5. I feltet Verdi, angi verdien av eiendommen.
  6. Klikk på knappen Legg til. Den nye eiendommen vises i listen over eiendommer i dialogboksen.
  7. Klikk OK for å lukke dialogboksen Egenskaper.

Nå er du klar til å bruke det nye dokumentet eiendommen innen dokumentet. Du gjøre dette på denne måten:

  1. Plasser markøren på det punktet der du vil at referansen skal vises.
  2. Sett inn et felt ved å trykke Ctrl + F9.
  3. Innenfor feltet, skriv DOCPROPERTY [navn], hvor [navn] er navnet på dokumentet eiendommen du tidligere definert.
  4. Gjenta trinn 1 til 3 for hver forekomst av verdien eller tekst.

Når du viser feltresultatene, henter Word innholdet i den tilpassede dokument eiendom og viser den på plass på feltet. Hvis du endrer verdien tilordnet dokumentet eiendom og deretter oppdatere feltene i dokumentet, blir alle forekomster av referansen oppdatert.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (224) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Bruke Dokumentegenskaper for å sikre konsekvent referanser.