Ved hjelp av tagger med dokumentfiler

January 29  by Eliza

Når Howard bruker Save As, Word (selvfølgelig) viser dialogboksen Lagre som. Nær midten nederst i dialogboksen Howard merke et felt merket "tagger". Han lurer på hva disse kodene er og hvordan du bruker dem.

Hvis du har brukt Word for en stund, er du sannsynligvis allerede kjent med konseptet av dokumentegenskaper. Disse er deler av data som er lagret med et dokument som i utgangspunktet beskrive egenskapene til dokumentet. For eksempel kan et dokument eiendommen være dokumentformatet, forfatteren, etableringen dato, etc.

Disse dokumentegenskaper er generelt referert til som metadata. Koder (de lagt merke til av Howard) er metadata som er lagret med en fil av Windows. Som han nevnte, kan du se og endre disse kodene i dialogboksen Lagre som. (Se figur 1)

Ved hjelp av tagger med dokumentfiler

Figur 1. Tags kan redigeres i dialogboksen Lagre som.

Når du klikker på Lagre-knappen, passerer Word disse kodene på Windows slik at de lagres med fil dokumentets; de er ikke frelst av Word med selve dokumentet som dokumentegenskaper er. Kodene brukes ikke av Word, men er i stedet brukt av Windows-lagret med fil dokumentets av Windows-slik at andre programmer kan ha en idé om hva som er i filen.

Antall programmer som støtter disse typer koder kan være litt hit-and-miss, men det viktigste er at Windows Explorer (Windows 7) og File Explorer (Windows 8) støtter dem. De kommer i veldig nyttig for å finne filer når du søker, spesielt hvis du bruker kodene som søkeord som hjelper beskrive formålet eller innholdet i en fil.

Å bruke koder i Explorer, vise en mappe som inneholder filer. (De kan være dokumentfiler eller andre typer filer, det spiller egentlig ingen rolle.) I listen over filer du bør se kolonner for navn, Endret dato, type og størrelse. Høyreklikk i topptekstområdet for kolonnene, og fra den resulterende Kontekst-menyen velger du tagger. Du skal nå se et Tags kolonne vises. (Se figur 2)

Ved hjelp av tagger med dokumentfiler

Figur 2. Tags kolonnen viser noen koder knyttet en fil.

Du kan bruke den nylig viste Tags kolonne for å hjelpe sortere listen over filer synlige i Explorer-vinduet.

Interessant nok, kan du vise en tagger kolonne i både Åpne og Lagre som dialogbokser i Word på samme måte som du vise den i Explorer-vinduet. Med kolonnen slått på du kan deretter bruke kodene for å administrere dine dokumentfiler.

Du bør vite, så vel, at du kan endre kodene utenfor Word. Bare bruke Windows for å vise dialogboksen Egenskaper for en fil (høyreklikk på filen og velg Egenskaper). På den kategorien Detaljer i dialogboksen kan du både se og endre kodene.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (5952) gjelder for Microsoft Word 2007, 2010, og 2013.