Ved hjelp av underoppføringene i en AutoMark File

July 19  by Eliza

En AutoMark fil, også kalt en konkordans fil, kan brukes av Word til å automatisk markere et dokument for en indeks. Du opprette filen, som angir hvilke ord eller uttrykk du vil ha merket for indeksen, og deretter Word søker gjennom dokumentet, på jakt etter de ordene og setningene og merking dem deretter. Du kan bruke filen til ikke bare spesifisere hovedindeksoppføringer, men også underelementer.

Hvis du vil bruke en AutoMark fil med dokumentet, må du først tilpasse Word Quick Access verktøylinjen. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Klikk klikk på Office-knappen og deretter Alternativer for Word. Word viser dialogboksen Alternativer for Word.
  2. Klikk på Tilpass alternativ til venstre i dialogboksen.
  3. Bruke Velg kommandoer fra rullegardinlisten velger kommandoer ikke i båndet. Word justerer de tilgjengelige kommandoene på venstre side av dialogboksen. (Se figur 1)

    Ved hjelp av underoppføringene i en AutoMark File

    Figur 1. Tilpass alternativer av dialogboksen Alternativer for Word.

  4. Bla gjennom listen over kommandoer og klikk en gang på Stikkordregister og tabeller kommando.
  5. Klikk på knappen Legg til. Indeksen og tabeller kommando flyttes til høyre side av dialogboksen.
  6. Klikk på OK. Dialogboksen forsvinner, og en grønn prikk (indeksen og tabeller kommando) vises på verktøylinjen for hurtigtilgang til øvre høyre hjørne av Office-knappen.

Nå, hvis du klikker på indeks og Valg prikk, vil du se indeksen og dialogboksen Alternativer, og du kan klikke på AutoMark knappen innenfor denne dialogboksen.

I utgangspunktet består en AutoMark fil en tabell med to kolonner av. I venstre kolonne angir du ordet eller uttrykket du vil utløse et stikkord. I høyre kolonne angir du den faktiske indeksoppføringen selv. For eksempel, i venstre kolonne kan du gå inn Menkaure, og i høyre kolonne kan du angi pyramidene. På denne måten vil alle forekomster av ordet Menkaure i dokumentet resultere i et stikkord under ordet pyramidene.

Hvis du ønsker å få mer spesifikk, kan du angi at en bestemt søkeord skal gå under en subentry. For eksempel kan du sette ordet Menkaure i venstre kolonne, og i retten du kan sette pyramidene: Egypt. På denne måten vil alle forekomster av ordet Menkaure i dokumentet resultere i et stikkord under ordet Egypt, som er en sub-entry til ordet pyramidene. På samme måte kan du sette Teotihuachuan i venstre kolonne og Pyramidene: Mexico i retten, og alle forekomster av Teotihuachuan er merket som n indeksen oppføring under Mexico, som er under pyramidene.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (5985) gjelder for Microsoft Word 2007.