Viktigheten av My Record i ACT!

June 23  by Eliza

Den første kontakten som du ser når du åpner en ACT! database er din egen - det er din My Record My Record er ingenting mer enn en kontaktregisteret som er forbundet med en bruker av databasen.. Dine Mine Rekord lagrer alle dine egne opplysninger, som automatisk vises i noen av de forhåndsinnstilte maler som kommer med ACT !. For eksempel, en faksomslagsark inkluderer dine telefon- og faksnumre; en rapport har navnet ditt på toppen; og en bokstav har ditt navn nederst.

Hvis noen andres informasjonen vises som den første kontakten posten som du ser når du åpner databasen, kan du utforske disse tre muligheter:

  • Visste du logge inn som deg selv? Hvis ikke, gjør det. Så når du åpner ACT! igjen - logget inn som deg selv - My Record vises.
  • Visste du utilsiktet endre din egen kontaktinformasjon? Hvis det er tilfelle, kan du endre den tilbake.
  • Hvis du er 100 prosent sikker på at du er logget på som deg selv, og har ikke endret din kontaktinformasjon, databasen er sannsynlig ødelagt. Du må utføre litt HLR på databasen.

Tar tid å gå inn all din egen kontaktinformasjon er svært viktig. Hvis du ikke gjør det, finner du kanskje at du mangler viktig informasjon når du begynner å arbeide med maler og rapporter. For eksempel, hvis du aldri oppgi ditt eget faksnummer, betyr faksnummeret vises på Fax Cover Sheet mal, som betyr at du må fylle det inn hver gang du sender en faks. Spare deg bryet og fyll inn din My Record rett utenfor balltre.

My Record kan du også bruke noen annen viktig ACT! funksjoner:

  • Tillatelse til å utføre forskjellige funksjoner er basert på sikkerhet på din My Record.
  • Kontakter, notater, historier, aktiviteter og muligheter som er merket som privat kan ses bare av Record Manager som skapte dem.
  • Hver gang du går inn en ny kontakt, gruppe, firma, eller mulighet, vises ditt navn som skaperen av den kontakten.
  • Når du sletter en kontakt, vises en historie om at slettingen i History av din My Record.
  • Hver gang du legger til et notat til en kontakt rekord, vises navnet som Record Manager for det notatet.
  • Når du planlegger en aktivitet, legger navnet ditt automatisk til den aktiviteten.